Digitale toolbox

Een toolbox is een middel waarbij een bepaald veiligheidsaspect uit de dagelijkse werkzaamheden onder de aandacht wordt gebracht. De onderwerpen hebben betrekking op veiligheid, gezondheid of milieu. Bedrijven die volgens het VCA-systeem gecertificeerd zijn - of willen worden - is het regelmatig uitgeven van toolboxen verplicht (minimaal 10 toolboxen per jaar).

Door het inzetten van digitale toolboxen vervallen fysieke overdrachtsmomenten, het onderwerp kan op ieder moment bij je medewerkers aangereikt worden. Bovendien kan de informatie exact op de werkzaamheden afgestemd en uitgestuurd worden naar specifieke medewerker(s) en/of groepen. Alle informatie wordt automatisch in een digitaal archief in de Cloud bewaard. Zo worden medewerkers voorzien van informatie die voor hen relevant is en bespaart de KAM-coördinator kostbare tijd door het hebben van goede actuele overzichten met minder administratieve noodzakelijke handelingen.

Ben jij lid van CUMELA Nederland en/of behoor jouw organisatie tot de CAO LEO? Dan beschik je automatisch over standaard toolboxen en werkplekinspecties, die aangeboden worden door CUMELA Nederland. Deze toolboxen kunnen direct uitgestuurd worden naar de medewerkers. Het is ook mogelijk om de informatie uit de standaard toolbox aan te passen en op de situatie af te stemmen.

Het aanmaken van een toolbox vindt plaats in de portal. Een nieuwe toolbox is binnen een aantal kliks aangemaakt. Het is mogelijk om afbeeldingen en/of video’s aan het onderwerp toe te voegen. Bestaande toolboxen kunnen aangepast worden of ongewijzigd opnieuw verzonden worden naar medewerkers die de toolbox nog niet hebben ontvangen.

Ja, het is mogelijk om video’s in een toolbox te gebruiken. Het systeem ondersteunt YouTube filmpjes en andere online beschikbare videoformaten.

De vragen na iedere toolbox zorgen voor verdieping van de informatie. Is het onderwerp goed begrepen door de medewerker en zijn de kernpunten duidelijk? Dit “toetsingsmoment” is niet alleen belangrijk voor de werkgever, maar juist de werknemers moet zichzelf kunnen beschermen bij werkzaamheden die risico’s met zich mee brengen.

Nee dit kan niet. Elke toolbox bevat minimaal 1 vraag, bijvoorbeeld de vraag of het onderwerp begrepen is.

Ja, dit kan. Een toolbox kan klaargezet worden en later op de gewenste datum uitgestuurd worden. Op deze manier is het mogelijk om toolboxen over het gehele jaar in te plannen.

Ja, dit kan. Toolboxen kunnen naar enkele, meerdere of groepen medewerkers verstuurd worden.

Ja, dit kan. In de portal kunnen speciale medewerker groepen aangemaakt worden.

In de portal wordt de status van elke uitgestuurde toolbox naar een medewerker bijgehouden. Statussen zijn: verzonden en afgerond. Op deze manier kan gecontroleerd worden of de medewerker de informatie heeft gelezen en kan contact gezocht worden als de status afgerond (te lang) uit blijft.

Ja, dat is mogelijk! Middels de optie “Sneldelen” kunnen ook externe medewerkers relevante veiligheidsinformatie ontvangen. Meer informatie over “Sneldelen” is hier te vinden in bovenstaand menu.

Met de optie “Sneldelen” wordt tijdelijk personeel eenvoudig van relevante veiligheidsinformatie voorzien. Op basis van aan te schaffen credits kunnen externe medewerkers per email een link ontvangen en de toolbox online inzien. Zo kan de informatie uit de toolbox bestudeerd worden en wordt de opgedane kennis getoetst middels een zelftest. Evenals bij vaste medewerkers wordt het resultaat van tijdelijk personeel opgeslagen en bewaard in de webportal. Tijdelijk personeel hoeft met “sneldelen” niet te beschikken over een eigen account binnen Veilig Vakwerk en kan zonder mobiele app toch informatie ontvangen. Meer informatie over “Sneldelen” is hier te vinden in bovenstaand menu.

Een ToolboxMeeting is een bijeenkomst waar de toolbox mondeling wordt besproken. Met Veilig Vakwerk plan je deze gemakkelijk: kies een datum, tijd en locatie, en stuur een uitnodiging naar de medewerkers. Tijdens de meeting beantwoorden de medewerkers de vragen in de Veilig Vakwerk-app, zodat alles direct digitaal wordt vastgelegd.